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Bewerbermanagement

- Definition und Tipps.

In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wichtige zum Thema Bewerbermanagement und erhalten Tipps für dessen erfolgreiche Umsetzung in Ihrem Unternehmen!

Definition

Unter Bewerbermanagement versteht man alle Tätigkeiten eines Unternehmens, die mit der Suche nach neuen Mitarbeitenden verbunden sind. Dazu zählt beispielsweise das Veröffentlichen einer Stellenanzeige oder das Führen von Bewerbungsgesprächen. Um den Bewerbungsprozess möglichst übersichtlich zu gestalten, setzen immer mehr Betriebe auf Bewerbermanagementsysteme. 

Wozu Bewerbermanagement?

Durch professionelles Bewerbermanagement wird nicht nur die ideale Stellenbesetzung gefunden, sondern auch jede Menge Zeit und Geld gespart. Ein rascher Bewerbungsprozess hat darüber hinaus einen positiven Effekt auf das Image des Arbeitgebenden und steigert die Zufriedenheit des künftigen Personals. In diesem Fall spricht man von einer guten Candidate Experience. Ein weiterer Aspekt ist der rechtliche. Die Dokumente der Bewerbenden sind nämlich stets datenschutzkonform zu behandeln und auf Anfrage auch wieder zu löschen. Wegen des vielen Hin- und Herschickens der Bewerbungsunterlagen geht leider schnell der Überblick über die Speicherorte der Dateien verloren. Gerade hier gilt es jedoch die Übersicht zu bewahren.

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Was gehört alles zum Bewerbermanagement?

Bewerbermanagement beginnt bei der Erstellung einer Stellenausschreibung und reicht bis zur finalen Zu- bzw. Absage der bewerbenden Person. Schwerpunkte sind die Kommunikation mit den Bewerbenden und die ordnungsgemäße Verwaltung derer Unterlagen. Der Ablauf des Bewerbungsprozesses gliedert sich grundsätzlich in folgende Punkte:

  1. Veröffentlichung Stellenbeschreibung & Anforderungsprofil
  2. Reaktion auf eingehende Bewerbungen
  3. Festlegung einer engeren Auswahl
  4. Vereinbarung von Bewerbungsgesprächen
  5. Bewerbungsgespräche führen
  6. Beurteilung der Kandidierenden
  7. Zu- bzw. Absage

Was ist Bewerbermanagement Software?

Bewerbermanagementsysteme, auch E-Recruiting-Tools genannt, erleichtern den Alltag jeder Personalabteilung. Sie ermöglichen einen übersichtlichen und raschen Ablauf des Bewerbungsprozesses, steigern die Sichtbarkeit der Stelleninserate im Internet und minimieren den Kostenaufwand fürs Recruiting. Wie das funktioniert? Die HR-Software verfügt über eine Steuerzentrale, die einen Gesamtüberblick über alle Bewerbenden und deren Status im Bewerbungsprozess gibt. Das spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Kommunikation mit den Kandidierenden und innerhalb der HR-Abteilung enorm. Stellenangebote können mit nur wenigen Klicks auf zahlreichen Stellenbörsen veröffentlicht werden und ziehen die Aufmerksamkeit von hochqualifizierten Interessierten auf sich.

Bernd Ahrens
„Wer professionelles Recruiting betreiben möchte, kommt nicht um Bewerbermanagement-Tools herum. Der angenehme Nebeneffekt: Sie sparen auch noch Zeit und Geld“
Bernd Ahrens
CEO Bildungsmanufaktur® Österreich

Bewerbermanagement: So geht man vor!

1. Veröffentlichung von Stellenbeschreibung & Anforderungsprofil 

Die Stellenbeschreibung und das Anforderungsprofil dienen dazu Interessierten die Aufgabengebiete und Pflichten sowie die vorausgesetzten Qualifikationen für die freie Stelle in Ihrem Unternehmen näher zu bringen. Zunächst sollten gemeinsam mit der entsprechenden Abteilung die Kompetenzen erörtert werden, die für die zu besetzende Stelle erforderlich sind. Danach kann das Schreiben losgehen: Achten Sie besonders auf eine gute Strukturierung des Textes und heben Sie die nötigen Qualifikationen sowie die Angebote Ihres Unternehmens durch Bulletpoints hervor. Ausschlaggebend dafür, ob sich jemand für Ihr Stellenangebot bewirbt oder nicht, sind häufig die vermittelten Werte. Geben Sie daher einen umfangreichen Einblick in Ihr Unternehmen und erläutern Sie wofür Ihre Firma steht. Bilder und Videos sind eine sehr gute Möglichkeit, um Ihren Betrieb vorzustellen. Die gelebten Werte Ihres Unternehmens sind übrigens auch häufig entscheidend dafür, ob Ihr Personal im Unternehmen bleiben möchte oder nicht.

Profi-Tipp: Setzen Sie darüber hinaus unbedingt auf eine interaktive Stellenausschreibung. PDF-Stellengesuche sind alles andere als zeitgemäß, da sie den Bewerbungsprozess für die Bewerbenden unnötig erschweren und nicht von Jobscrollern gelesen werden können. Das bedeutet, dass Ihre Jobangebote im Internet kaum sichtbar sind und sich daher deutlich weniger Personen für Ihre Stelle bewerben. Neben der Veröffentlichung der Stellenanzeige auf Ihrer Website, sollten Sie auch Jobbörsen nutzen, um die Reichweite Ihrer Stellenanzeige zu erhöhen.


2. Reaktion auf eingehende Bewerbungen

Automatische Antworten auf eingehende Bewerbungen sind mittlerweile Standard. Sie geben den Bewerbenden die Gewissheit, dass Ihre Bewerbung tatsächlich eingelangt ist und somit ein erstes gutes Gefühl.

Profi-Tipp: Zögern Sie mit der Reaktion auf Bewerbungen nicht zu lange. Je schneller Kandidierende Feedback von Ihnen erhalten, desto zufriedener sind sie und die Wahrscheinlichkeit eines Absprungs sinkt.


3. Festlegung einer engeren Auswahl

Nun wird anhand der Bewerbungsunterlagen, gemeinsam mit entsprechenden Fachpersonal, evaluiert, welche der bewerbenden Personen die Anforderungen für die Stelle erfüllen. Der Kreis der Kandidierenden wird somit eingegrenzt. Entscheidungsgrundlage hierfür sind neben den Bewerbungsunterlagen auch kurze Telefoninterviews.

Die Beurteilung von Bewerbungen gestaltet sich in vielen Unternehmen als mühsamer Prozess. Dokumente werden unzählige Male weitergeleitet, auf das Feedback vom Team wird lange gewartet und Antworten auf die Bewerbungen werden händisch per E-Mail geschickt. Diese Handhabung ist extrem zeitaufwendig und hinterlässt keinen guten  Eindruck bei den Bewerbenden.

Profi-Tipp: Nutzen Sie die Möglichkeiten von HR-Software und beschleunigen Sie Beurteilungsprozess um ein Vielfaches. Durch ein eingebautes Bewertungssystem erfolgen Beurteilungen rasch und können leicht untereinander verglichen werden.  Die interne Kommunikation wird dadurch wesentlich verbessert. Mit nur einem Klick können Kandidierende eine Runde weiter geschickt oder abgesagt werden. Die entsprechenden E-Mails werden vollkommen automatisiert an die bewerbenden Personen versendet. Außerdem müssen die Bewerbungsunterlagen nicht erst im Email-Postfach gesucht werden, sondern sind direkt im Cockpit Ihres Bewerbermanagement-Tools einsehbar. Sie werden nämlich datenschutzkonform zentral auf einem Server gespeichert und automatisch gelöscht, falls eine permanente Speicherung nicht erwünscht ist.


4. Vereinbarung von Bewerbungsgesprächen

Im nächsten Schritt werden Bewerbungsgespräche vereinbart, um sich ein besseres Bild von den Kandidierenden machen zu können.

Profi-Tipp: Ein Online-Terminkalender, in den sich die Bewerbenden selbst eintragen können, ist zwar ein wenig unpersönlich, stellt jedoch eine gute Alternative zur umständlichen Terminkoordination übers Telefon dar. Vor allem bei Peer-Interviews, bei denen möglicherweise sogar ein ganzes Team Ihres Unternehmens beim Bewerbungsgespräch anwesend ist, sind Online-Terminkalender sehr hilfreich.


5. Bewerbungsgespräche führen

Nun gilt es herauszufinden, ob die bewerbende Person tatsächlich zu Ihrem Unternehmen passt. Hierbei kommt es nicht nur auf fachliche, sondern auch auf soziale Kompetenz an. Stellen Sie Fragen über die bisherige Berufserfahrung, Interessen und zu den Vorstellungen der Tätigkeiten in Ihrem Betrieb. Möglicherweise sind für die Stelle Qualifikationen erforderlich, die im Bewerbungsschreiben bzw. Lebenslauf nicht erwähnt wurden. Fragen Sie auch hier genau nach. Halten Sie das Gespräch strukturiert und verfolgen Sie einen klar definierten Leitfaden für ein zielführendes Bewerbungsgespräch.

Versprechungen, die von Seiten Ihres Unternehmens im Bewerbungsprozess gemacht werden, müssen unbedingt eingehalten werden. Dokumentieren Sie daher jede getätigte Zusage genau. Wenn Sie Ihre Versprechungen nach der Einstellung nicht einhalten, führt dies zur Frustration der Mitarbeitenden und mündet meistens in einer Kündigung. 

Profi-Tipp: Sehr empfehlenswert ist eine möglichst umfangreiche Dokumentation des Bewerbungsgespräches. Evaluationsbögen eignen sich dafür perfekt. Sie erleichtern nicht nur die spätere Beurteilung der Bewerbenden, sondern sind auch ein Nachweis dafür die Stelle im Sinne des Gleichbehandlungsgesetzes besetzt zu haben. Nutzen Sie für die Bewertungen am besten eine Skala, um eine genauere Beurteilung zu ermöglichen. Eine einfache Ja/Nein- Beurteilung ist weniger gut nachvollziehbar und in vielen Fällen gar nicht möglich. Hilfreich kann auch eine stichwortartige Notierung besonderer Merkmale der bewerbenden Person sein.


6. Beurteilung der Kandidierenden

Nachdem alle vorgesehenen Bewerbungsgespräche geführt wurden, wird schließlich beurteilt, welche der bewerbenden Personen am besten für die Stelle geeignet ist. Im Bewerbungsgespräch bekommt man grundsätzlich ein gutes Gefühl dafür wie gut jemand ins Team passt. Die geführten Dokumentationen bzw. Evaluationsbögen sind die Grundlage der finalen Entscheidung. Möglicherweise erfüllt noch keiner der bisherigen Kandidierenden die Ansprüche Ihres Unternehmens. Bei einer sehr hohen Bewerberzahl ist dies allerdings unwahrscheinlich.


7. Zu- bzw. Absage

Nachdem die Entscheidung getroffen wurde, werden die Bewerbenden über die Beurteilung in Kenntnis gesetzt. Wenn Sie ein Kandidat oder eine Kandidatin überzeugt hat, informieren Sie ihn bzw. sie darüber und übermitteln den Arbeitsvertrag. Jenen Kandidierenden, die Sie leider nicht überzeugt haben, senden Sie eine Absage. Formulieren Sie diese möglichst freundlich und nachvollziehbar.

Vorteile von Bewerbermanagement-Software

Bewerbermanagement mit Hilfe von Recruiting-Software ist in vielen Bereichen wesentlich zeit- und kosteneffizienter als herkömmliches Personalmanagement. In diesem Abschnitt erhalten Sie eine Übersicht über die wichtigsten Vorteile von HR-Software

HR-Software spart Geld

Stellen Sie sich vor, dass Sie eine neue Sekretärin in Ihrem Unternehmen beschäftigen, die ein Bruttojahresgehalt von 30.000€ erhält. Mit den anfallenden Lohnnebenkosten kostet Sie die Mitarbeiterin bereits 60.000€ jährlich. Nun ist die Arbeitsleistung Ihrer neuen Sekretariatskraft jedoch ungenügend, weshalb Sie sie bereits nach 2 Jahren kündigen. Nach diesem Zeitraum belaufen sich die Personalkosten für die Sekretärin bereits auf mindestens 120.000€. Hinzu kommen Fluktuationskosten, die bei der Neubesetzung der Stelle entstehen. Dieses Beispiel veranschaulicht, dass eine falsche Personalauswahl mit hohen Kosten verbunden ist.

Bei der Beschaffung einer neuen Maschine sind die meisten Betriebe sehr exakt. Die technischen Daten sowie die Preise von Konkurrenzprodukten werden genau miteinander verglichen und evaluiert welche Maschine am Ende gekauft werden soll. Bei der Einstellung von neuem Personal erfolgt die Analyse der Bewerbenden häufig deutlich weniger professionell, obwohl vor allem die Besetzung einer Stelle mit der falschen Person mit hohen Kosten für das Unternehmen verbunden ist.Mit HR-Software finden Sie die richtige Besetzung für Ihre zu vergebende Stelle. Dadurch sparen Sie sich unnötige Fluktuationskosten und die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden wird wesentlich effizienter genutzt.

Besprechung HR

HR-Software spart Zeit

Schon bei der Erstellung und Veröffentlichung einer Stellenanzeige wird klar, wie sehr der Einsatz von Software den Recruiting-Prozess vereinfacht. Mit dem Jetzt-Finden-Cockpit, unserem Bewerbermanagementsystem, wählen Sie einfach aus einer der zuvor angelegten Vorlagen für die Stellenausschreibung und passen den Text ein wenig an. Zudem können auch Bilder und Videos im Handumdrehen eingefügt werden. Sobald Sie mit dem Editieren fertig sind, kann das Jobangebot veröffentlicht werden. Um die Stellenanzeige auf Ihrer Unternehmenswebsite zu veröffentlichen, sind nicht einmal Programmierkenntnisse erforderlich. Es müssen lediglich 2 Programmierzeilen in Ihrer Website eingefügt werden. Die Veröffentlichung Ihres Stellengesuches auf Jobbörsen funktioniert sogar noch simpler. Mit nur einem Klick im Jetzt-Finden-Cockpit wird Ihre Stellenanzeige auf Indeed, Google Jobs, Facebook Jobs und noch vielen weiteren Jobportalen sichtbar. Einfacher gehts nicht.

Vorlagen und Automatisierung

Anstatt jede Stellenanzeige und E-Mail händisch zu schreiben, sollten Sie auf Vorlagen zurückgegriffen. Warum? Vorlagen sparen unheimlich viel Zeit und reduzieren die Fehleranfälligkeit. Beispielsweise können Sie eine E-Mail-Vorlage für Absagen anlegen und diese jedes Mal verwenden, wenn Sie einer bewerbenden Person absagen müssen. Je mehr Vorlagen Sie anlegen, desto mehr Zeit sparen Sie. Personenbezogene Daten wie Name oder Anschrift werden automatisch von der Software eingefügt.

Zudem haben Sie die Möglichkeit automatisierte E-Mails einzurichten. Zum Beispiel könnten Sie festlegen, dass jede Person, die sich für eine Ihrer Stellenanzeigen bewirbt, automatisch eine Bestätigungsmail erhält. Automatisierte E-Mails können für jede Phase des Bewerbungsprozesses eingestellt werden.

Alles an einem Ort

Einer der wichtigsten Vorteile von Bewerbermanagementsystem gegenüber konventionellen Bewerbermanagement ist die Übersichtlichkeit. Das Jetzt-Finden-Cockpit ist die zentrale Steuerzentrale für alle Recruiting-Prozesse Ihres Unternehmens. Alle Bewerbungen und der aktuelle Status des Bewerbungsprozesses der einzelnen Kandidierenden sind somit sofort auf einem Blick sichtbar. Das ist gleich in mehreren Hinsichten vorteilhaft. Sollte Ihr HR-Personal beispielsweise in den Urlaub fahren oder ersetzt werden, kann das Recruiting schnell und unkompliziert übernommen werden. Die Bedienung des Jetzt-Finden-Cockpits ist sehr nutzerfreundlich und erfordert keine IT-Expertise.

Was kostet Bewerbermanagement Software?

Das Jetzt-Finden-Cockpit ist bereits ab 69€ im Monat erhältlich und somit wesentlich günstiger als seine Mitbewerber. Die genauen Preise für die unterschiedlichen Lizenzen finden Sie unter jetzt-finden.at

Wieso das Jetzt-Finden-Cockpit?

Das Jetzt-Finden-Cockpit ist nicht nur kostengünstig, sondern bietet auch eine Reihe an Funktionen, um Ihr Bewerbermanagement auf das nächste Level zu bringen. Alle in diesem Artikel beschriebenen Vorteile von HR-Software sind selbstverständlich im Jetzt-Finden-Cockpit enthalten: Automatisierte E-Mails, ein Integriertes Bewertungssystem, Datenschutzkonformität und vieles mehr. Im Jetzt-Finden-Cockpit kann der Bewerbungsprozess ganz nach Ihren Wünschen personalisiert werden. Die Software ist sehr benutzerfreundlich und ihre Bedienung erfordert keine IT-Expertise. Hier ein Überblick über die wichtigsten Vorteile des Jetzt-Finden-Cockpits:

  • Alle Bewerbungen zentral an einem Ort
  • Einfache Bewerberauswahl
  • Digitale Pinnwand für den Austausch über Kandidierende
  • Sternesystem für die Kandidatenbewertung
  • Bewerbungsstatus auf einem Blick
  • Integrierte Kontaktmöglichkeit
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