Gute Mitarbeiter sind ein nachgefragtes und wertvolles Gut und ein kostspieliges Investment. Ein hochkompetitives Umfeld und zunehmender Fachkräftemangel rücken diese Tatsache heute  verstärkt in das Bewusstsein der Strategen und Personalverantwortlichen in den Unternehmen. Den eigenen Angestellten Wertschätzung entgegenzubringen ist nicht nur auf menschlicher Ebene, sondern auch aus unternehmerischer Sicht klug. Damit sind aber nicht bloß nette Worte gemeint, sondern alle Maßnahmen, die darauf abzielen, diese kostbare menschliche „Ressource“ zu erhalten und effizient einzusetzen. Das betrifft ganz besonders die Einarbeitungszeit, eine sensible und meist als herausfordernd erlebte Phase.

Die direkten und indirekten Kosten von Frühfluktuationen sind für betroffene Unternehmen beachtlich:

Nicht selten betragen sie je nach Branche, Qualifikation und Position 50% bis 150% des Jahresgehalts der scheidenden Arbeitskraft. Der vorangegangene Rekrutierungsaufwand einschließlich Stellenausschreibungen oder Headhunter-Honoraren, Interviews, Assessment-Center und dem damit verbundenen Personal- und Verwaltungsaufwand muss abgeschrieben und von vorne begonnen werden. Gleiches gilt für bereits durchgeführte Einschulungen und Weiterbildungen. Hinzu kommen Kündigungskosten durch etwaige Abfindungen, Rechtsbeistand und dergleichen. Schwer zu beziffern sind die Folgekosten einer etwaigen Beschädigung des Markenimages durch anhaltende Fluktuationsraten und erst recht die negativen Auswirkungen auf das Betriebsklima und die Mitarbeiterzufriedenheit.

Da erstaunt es nicht, dass HR-Verantwortliche den Kampf gegen die Frühfluktuation aufnehmen und dabei verstärkt ihr Pre- und Onboardingkonzept in den Fokus nehmen.

Der erste Eindruck zählt: "Die ersten Tage in einem neuen Job sind entscheidend für die weitere Zufriedenheit des Mitarbeiters, seine Loyalität dem neuen Arbeitgeber gegenüber und seiner Identifikation mit Aufgabe und Unternehmen.“

(4)Lange, 2019

Pre- & Onboarding bezeichnet den Prozess der Eingliederung neuer Mitarbeitenden in das dienstgebende Unternehmen. Dieser beginnt unmittelbar nach Vertragsunterzeichnung und umfasst zum Einen den Zeitraum vor dem eigentlichen Arbeitsantritt (Preboarding) und zum Anderen die ersten Wochen und Monate im Unternehmen (Onboarding). Dabei verläuft die Grenze zwischen Onboarding und Pre-Boarding fließend. Beide Teilprozesse geben sich bildlich gesprochen die Klinke in die Hand.

Der gesamte Eingliederungsorgang ruht auf drei Säulen:

Der/die Neuangestellte soll das nötige Wissen erwerben, um seinen/ihren Aufgaben und Pflichten im Arbeitsalltag nachzukommen.

Neue Teammitglieder sollen sich sowohl den Kolleg*innen und Vorgesetzen als auch dem ganzen Unternehmen emotional verbunden fühlen.

Die Ziele, Werte und Grundsätze der Unternehmenskultur sollen im Mindset des Neuzugangs verankert sein und seine Arbeitsweise prägen.

 Mitarbeiter*innen sind nichts geringeres als Stakeholder für die Zukunft des Unternehmens. Diese fundamentale Einsicht rechtfertigt den Aufwand, der mit der Einführung eines ausgereiften Pre- und Onboarding – Konzeptes zweifellos verbunden ist. Arbeitgeber*innen benötigen eine klare Einarbeitungsstrategie mit Meilensteinen und Checklisten, die den geamten Prozess abbildet.

Ob der Eingliederungsvorgang reibungsarm oder konfliktbehaftet abläuft kann einen enormen Einfluss auf den weiteren Verlauf und den Erfolg des Arbeitsverhältnisses haben.

• Die Personalabteilung hat zwar den Arbeitsvertrag versendet, aber danach gab es keinerlei Kommunikation mehr mit dem Neuzugang.
• Es herrscht Unklarheit darüber, wer für die Einarbeitung der frisch angeworbenen  Fachkraft verantwortlich ist. Jeder geht davon aus, dass jemand anders sich darum kümmert.
• Technische Ausrüstungen und Arbeitsmittel wurden nicht vorbereitet.
• Der Neuzugang fühlt sich unsicher, da er nicht genau weiß, was ihn erwartet und ob er alle notwendigen Informationen hat.

• Der/die neu Eintretende  erscheint pünktlich, aber am Empfang ist man überrascht, und auch die unmittelbaren Kollegen scheinen auf seine Ankunft nicht vorbereitet zu sein. Der/die Neue fühlt sich verloren und nicht willkommen.
• Wichtige Arbeitsmittel sind nicht bereitgestellt und es gibt keinen festen Arbeitsplatz für ihn oder sie.
• Eine klare Struktur oder Plan für die Einarbeitungszeit ist nicht erkennbar.
• Dem Neuling ist es peinlich, ständig nach Dingen fragen zu müssen, die eigentlich schon hätten vorbereitet sein sollen.
• Er hat das Gefühl, eher eine Last als eine Bereicherung für das Team zu sein.

• Es gibt keine festen Ansprechpartner bei Fragen oder Unsicherheiten.
• Es fehlt an regelmäßigen Feedbackgesprächen, um den Fortschritt der Nachwuchskraft zu überwachen. Er ist unsicher, ob sie ihre Aufgaben korrekt ausführt und den Erwartungen des Unternehmens gerecht wird.
• Da klare Anleitungen fehlen, muss sich der Rookie viele Handgriffe und auch ganze Prozesse nach der "Trial and Error" – Methode mühsam selbst aneignen. Fehler sind systembedingt häufig. Dadurch fühlt er sich zunehmend überfordert.
• Der Verdacht, dass das Unternehmen nicht gut organisiert ist und dass seine Einstellung nicht gut geplant wurde, wird immer stärker.

• Es dauert länger, bis die Nachwuchskraft effizient arbeiten kann, und die Kollegen sind durch ihre ständigen Fragen und Unsicherheiten genervt.
• Dadurch fühlt sie sich nicht wertgeschätzt, sondern hat im Gegenteil das Gefühl, nur eine Nummer im Unternehmen zu sein.
• Das Vertrauen in das Unternehmen und in die eigene Rolle innerhalb des Unternehmens wird rissig.
• Die Motivation leidet, und das Unternehmen riskiert, dass der/die gerade erst angeworbene Kolleg*in frustriert und frühzeitig das Unternehmen verlässt.

• Mangelndes Bewusstsein:
  • Noch immer vertreten einige Arbeitgeber die Ansicht, dass die Personalbedarfsdeckung mit der Vertragsunterzeichnung abgeschlossen ist
• Zuständigkeit und Steuerung:
  • Nur bei einem Viertel der Firmen kümmert sich die Personalentwicklung übergreifend um die zentrale Steuerung eines strukturierten und einheitlichen Onboarding-Prozesses und übernimmt die Koordinierung der vielen daran beteiligten Bereiche wie das Recruiting, die Führungskräfte, die IT und das Facility Management. Bei 34 Prozent der Befragten trägt die Führungskraft, bei 17 Prozent das Team die Verantwortung für das Onboarding, wodurch übergreifende Prozessstrukturen fehlen.
• Fehlende Struktur
  • ... ohne dokumentierten Einarbeitungsplan inklusive aller Beteiligten und deren Aufgaben.
• Fokussierung auf das Kurzfristige (Tage, Wochen)
  • ... unter Vernachlässigung der langfristigen (3 Monate) Perspektive.
• Zu viele Informationen
  • ... werden auf einmal bereitgestellt und verwirren den neuen Mitarbeitenden.
• Einseitiger Fokus auf die fachliche Einarbeitung
  • Keine Einbeziehung der sozialen und der kulturell-werteorientierten Dimension.
• Keine spezifischen, überprüfbaren Ziele wurden gesetzt,
  • ... die ein*e Dienstnehmer*in an bestimmten Meilensteinen erreichen sollte.
• Fehlende Feebackkultur:
  • Es wird keine Rückmeldung an den neuen Mitarbeiter gegeben und auch keine von ihm eingeholt.
• Fehlende Aktualisierung:
  • Die Verteilung von Aufgaben und Kompetenzen sowie die betrieblichen Abläufe ändern sich ständig. Ein veralteter Einarbeitungsplan und obsolete Materialien erschweren den Onboarding-Prozess.
• Verfehlte Einarbeitungs-Strategie:
  • Im Oboarding werden mehrere Integrations-Strategien unterschieden. Eine falsche Strategie kann  Unter- oder Überforderung begünstigen:
    • Die Schonstrategie:
      Die Schonstrategie geht davon aus, dass der Neueintritt zu Beginn seiner Tätig­keit vor allem einfache Aufgaben erhält und den Zeitrahmen zu deren Erfüllung selbst bestimmen kann. Im Verlauf der Zeit werden die Anforderungen schrittweise erhöht. Diese Strategie klingt plausibel, kann aber zu einer langwierigen und ineffizienten Einarbeitung führen. Es besteht außerdem die Gefahr der Unterforderung und des Motivationsverlustes.
    • Die "Wurf-Ins-kalte-Wasser" - Strategie:
      Bei dieser Strategie soll ermittelt werden, ob der/die Neue in der Lage ist, Probleme eigenständig zu bewältigen, wobei eine soziale Einbindung vernachlässigt wird. Die Anforderungen entsprechen bereits beim Beginn denjenigen der späteren Aufgabenstellungen. Wer die Anforderungen bewältigt, kann bleiben. Wer scheitert oder sich überfordert fühlt, geht frühzeitig. Diese Strategie stellt ein radikales Auswahlverfahren bereits angestellter Mitarbeitenden dar und hat mit den Zielen eines Personalintegrationsprozesses wenig zu tun.
    • Die Entwurzelungsstrategie:
      Sie ähnelt der Kaltes-Wasser-Strategie mit dem Zusatz, dass die Verbindungen zum Umfeld gekappt und ganz bestimmte Verhaltensmuster durchgesetzt werden. Diese Vorgangsweise kennt heute man zu Recht nur noch beim Militär.
    • Die Strategie der entwicklungsorientierten Einführung...
      ... verfolgt das Ziel, die Nachwuchskraft rasch aber gezielt mit den entspre­chenden Maßnahmen an die Anforderungen heranzuführen und ist die einzige empfehlenswerte Strategie. Es werden die vorhandenen Fähigkeiten berücksichtigt und diese schrittweise weiterentwickelt.

Weniger als ein Drittel der US-Arbeitnehmer*innen zeigt laut Studien ein Engagement für ihr Unternehmen über das Mindestmaß hinaus. Weltweit liegt die Zahl gar bei traurigen 13 %. Dieser haarsträubende Mangel an „employee engagement“ ist unmittelbar abträglich für die Produktivität der betroffenen Unternehmen und wird vor allem auf ein geringes Gefühl der Identifikation und der Bindung an das Unternehmen zurückgeführt. Eine starke Mitarbeiterbindung und Loyalität zum Unternehmen wiederum kann ohne eine gelungene Pre- und Onboarding – Phase am Beginn der Partnerschaft kaum gelingen.

Jim Harter, January 7, 2016 The Worldwide Employee Engagement Crisis

• Angestellte ohne eine angemessene Einarbeitung sind fehleranfälliger und noch dazu weniger motiviert.
• Mangelnde Kommunikation über interne Prozesse führt zu Missverständnissen.
• Auch die Kundeninteraktionen können durch schlecht geschulte Arbeitnehmer*innen leiden.

All das schlägt sich in Qualitätsmängeln an Produkten und Dienstleistungen nieder und kann und in der Folge das Markenimage beschädigen.

Werden neue Teammitglieder nicht zielgerichtet eingearbeitet, erreichen sie ihre volle Leistungsfähigkeit später oder garnicht.

Eine dürftig eingearbeiteter Neuzugang wirkt unfreiwilllig wie Sand im Getriebe seiner Abteilung und führt häufig zu Spannungen im Team.

Wenn in Folge eines schlechten Onboarding-Prozesses unzufriedene Angstellte ihre Erfahrungen teilen, leidet das Image des Unternehmers als guter Arbeitgeber.

1. Kosten:
   • Die vorgestellten Zahlen machen hinlänglich deutlich, dass Frühfluktuation hohe Kosten in Form von zusätzlichem Rekrutierungs-, Einarbeitungs-, Verwaltungs- und Personalaufwand verursacht. Diese vermeidbaren Kosten schlagen sich auf die Preisbildung nieder, was wiederum Kunden abschreckt und die eigene Wettbewerbsfähigkeit schwächt.
2. Arbeitgeberreputation:
   • Eine hohe Fluktuation legt den Schluss nahe, dass das Unternehmen nicht in der Lage sei, seine Mitarbeitenden zufriedenzustellen oder zu halten. Auf Plattformen wie Glassdoor und Kununu oder auch im Freundeskreis geteilte negative Erfahrungen ehemaliger Angestellten können den Ruf des Unternehmens als Dienstgeber ernsthaft belasten und potenzielle Bewerber*innen abschrecken.
3. Kundenvertrauen:
   • Ein häufiger Mitarbeiterwechsel bleibt auch bei der Kundschaft nicht unbemerkt. Sie wertet diesen womöglich als Zeichen von Instabilität oder mangelnder Professionalität. Kunden empfinden einen ständigen Wechsel des Ansprechpartners zudem als störend und entziehen dem Unternehmen allmählich das ebenso kostbare wie fragile, oft mühsam hergestellte Vertrauen.
4. Wissenstransfer:
   • Wertvolles Unternehmenswissen stellt einen oft entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar und kann nur durch Erwerb und Weitergabe im Team für das Unternehmen gesichert werden. Voraussetzung für das Funktionieren dieser Übertragungskette ist eine ausreichend lange Betriebszugehörigkeit der Fachkräfte. Wird diese Kette unterbrochen, gehen unschätzbare Wissensressourcen oft unwiederbringlich verloren. Mitarbeitende haben nicht genug Zeit, von erfahrenen Kolleg*innen zu lernen, sich ein breites und tiefes Verständnis über Prozesse und Produkte zu erarbeiten und dieses an eine „nächste Generation“ weiterzugeben.
5. Bindung von Humankapazitäten:
   • Wenn Teams permanent mit der Einarbeitung und Unterstützung neuer Kolleg*innen, mit dem Ausbügeln von Anfängerfehlern oder aber mit der Abdeckung einer Vakanz beschäftigt sind, fehlt die nötige Zeit und Energie für die Bewältigung ihrer Kernaufgaben. Die Folge sind häufig Verzögerungen oder Mängel bei der Qualitätssicherung, bis hin zu Schlampereien wegen Zeitmangel und Überforderung, vom Motivationsverlust bei der Stammbelegschaft einmal abgesehen.

Dienstnehmer*innen, die sich nicht vollständig integriert und unterstützt fühlen, könnten zögern, neue Ideen oder Vorschläge einzubringen, was Innovationschancen kosten könnte

Ohne gezieltes Onboarding können spezifische Fähigkeiten und Talente des Neuzugangs unerkannt bleiben und sein Potenzial somit nicht optimal für das Unternehmen genutzt, geschweige denn weiterentwickelt werden.

Preboarding beginnt nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und endet mit dem Arbeitsantrtt. Bildlich kann kann man sich Pre-Boarding wie eine Brücke vorstellen, die von der Vertragsunterzeichnung zum Onboarding führt. Es handelt sich um eine vorbereitende Phase, die den Übergang in das Unternehmen erleichtert.

Das Preboarding-Konzept sollte sich in seinen Grundzügen auf alle Abteilungen übertragen lassen.

Durch eine frühe, warmherzige Kontaktaufnahme und eine transparente Versorgung mit wichtigen Infos wird deR angehenden Arbeitskraft Wertschätzung gezeigt und schon vor dem Arbeitsantritt ein Zugehörigkeitsgefühl erzeugt.

Detaillierte Auskünfte zum Jobeinstieg geben dem/der neu Eintretenden Sicherheit und reduzieren die Angst vor dem Ungewissen.

Ein wichtiger Teil des Preboardings ist es, den Neuzugang mit allen Infos zu versorgen, die er für einen reibungslosen Jobeinstieg benötigt und ihm Klarheit über seine künftige Funktion zu verschaffen. Gleichzeitig holt die Firma alle Auskünfte ein, die aus administrativer Sicht im Zuge der Neueinstellung benötigt werden.

Die Vorbereitung des Arbeitsplatzes und der Einarbeitungsphase muss bereits vor dem ersten Arbeitstag abgeschlossen sein.

b.) Bei Technik und Ausrüstung:

• Bereitstellung von Arbeitsmitteln wie Firmenhandy (Modellwunsch? Nummernmitnahme?), Laptop etc
• Beschaffung etwaiger Dienstbekleidung in der erforderlichen Kleidergröße
• Vorbereitung des Arbeitsplatzes und des Spints
• Bereitstellung von Zugangsdaten, -Zutrittskarten und Schlüsseln

• Koordinierung mit anderen Abteilungen, die an der Einarbeitungsphase beteiligt sind, wie zum Beispiel IT, Facility Management und den direkten Vorgesetzten
• Vorstellung des Teams und des Betreuers
• Verständigung aller anderen wichtigen internen Ansprechpersonen in der sowie externer Partner oder Kunden

Der erste Tag an einem neuen Arbeitsplatz wird häufig mit Nervosität und einer Portion Angst erlebt. In dieser Zeit können ein paar nützliche Vorab-Informationen dazu beitragen, diesen Stress abzubauen. So lassen sich Missverständnisse, Unklarheiten und Fehler am ersten Tag minimieren.  Sprechen Sie auch Fragen zum Einarbeitungsprozess an. Am besten stellen Sie eine Liste an „FAQs“ für neue Teammitglieder zusammen, die für alle Abteilungen gelten. Hier ein paar Vorschläge:

• Schicken Sie zwischendurch Updates über den Stand der Vorbereitungen (z.B.: „Ihr Computer wartet schon auf Sie!“)
• Drei Tage vor Arbeitsbeginn: Erkundigen Sie sich telefonisch, ob noch offene Fragen vorab geklärt werden müssen.
• Einen Tag vor Arbeitsbeginn: Schicken Sie den Zeitplan für den ersten Arbeitstag und schließen Sie mit „Bis morgen!“

1. Checkliste
   • Stellen Sie zu Ihrem eigenen Überblick eine detaillierte Checkliste zusammen, die alle wichtigen Punkte von der Begrüßung durch das Recruiting-Personal bis hin zur Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag enthält.
2. Begrüßungs-E-Mail gleich am Tag nach Vertragsabschluss:
   • Diese möglichst sympathisch und warmherzig formulierte Glückwunsch-E-Mail wird vom Führungspersonal oder sogar von den Gründer*innen des Unternehmens verschickt. Sie soll dem neuen Teammitglied die Angst vor dem ersten Tag nehmen und Zweifel aus dem Weg räumen.
   • Diese E-Mail kann schon die Kontaktinfo zur Ansprechperson enthalten – für den Fall, dass Ihre neue Arbeitskraft noch Fragen hat.
   • Auch ein paar weitere Infos können hier schon abgedeckt werden:
     • • Stellenbeschreibung
       • Einführung ins Unternehmen
       • Organigramm
       • Evtl. Hausordnung
   • Es ist jedoch ratsam, den Neuling nicht schon am ersten Tag mit einer Informationsflut zu überfordern.
3. Welcome Package als Preboardingmethode:
   • Zusätzlich zur Begrüßungsmail können Sie dem/der künftigen Kolleg*in auch ein Willkommenspaket zukommen lassen, in dem neben einer Unternehmensbroschüre weitere Infos (Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Leitbild, firmeninterne Freizeitangebote wie Sportprogramme, Partnerprogramme usw.) verpackt sind.
   • Um der Wertschätzung zusätzlichen Ausdruck zu verleihen, können Sie das Welcome Package wie ein Geschenk ausgestalten und ein paar Goodies (Firmenartikel, Snacks, Büroutensilien, Gutscheine und Coupons, Handtuch mit Firmenlogo…) inkludieren, die nicht nur den Einstieg ins Unternehmen versüßen sollen , sondern auch genutzt werden können, um Ton, Kultur und Werte des Unternehmens zu vermitteln.
4. Social Media kann beim Preboarding hilfreich sein:
   • Vernetzen Sie sich mit  neuen Mitarbeiter*innen über Xing, LinkedIn & Co. Je mehr Knotenpunkte sie zu dem Unternehmen haben, umso besser. Sie fühlen sich dadurch schneller ein Teil des Teams, und sie erhalten das Signal, einen Vertrauensvorschuss zu genießen.
5. Kalendereinladungen...
   • ... zu Einführungsgesprächen, Onboarding-Terminen oder informellen Untenehmensevents könne ebenfalls bereits jetzt verschickt werden.
6. Pesönliches Einführungsvideo:
   • Ermutigen sie Ihre Nachwuchskraft dazu, einen kurzen Clip über sich selbst zu erstellen, um sich dem Team vorzustellen.

Die Einstellung und behördliche Anmeldung einer neuen Arbeitskraft, das Anlegen und Führen der zugehörigen Personalakte und die Eröffnung des Gehaltskontos sind immer mit einem erheblichen Verwaltungsaufwand verbunden. Durch ein gutes Preboarding werden viele der administrativen Tasks früh und strukturiert ausgelöst, die benötigten Daten eingehoben und weitergeleitet sowie die Gefahr etwaiger Terminverluste verringert.

Das Preboarding ist vor allem eine bestmögliche Vorbereitung auf das Onboarding. Da jeder Stakeholder über alles Relevante Informiert ist und seine Rolle im Onboarding kennt, alle Arbeitsmittel und Ressourcen rechtzeitig bereit stehen und eine positive Erwartungshaltung im ganzen Team herrscht, kann die eigentliche Einarbeitungsphase von Beginn an mit größtmöglicher Effizienz und geringen Reibungsverlusten starten.

Onboarding ist der Prozess, der unmittelbar nach dem Arbeitsantritt beginnt und sicherstellt, dass neue Mitarbeitende effizient und effektiv in das Unternehmen und seine Kultur integriert werden. Sie können sich eingewöhnen und sich mit der Arbeitsumgebung und der Unternehmenskultur vertraut machen. Um den Übergang zu erleichtern, sollte die Ansprechperson aus der Preboarding-Phase auch den Beginn der Onboarding-Phase begleiten.

• Die Teamkolleg*innen, Partner und Ansprechpersonen kennenlernen
• Die Organi­sations- und Prozessstrukturen verstehen
• Eine schnelle, lückenlose fachliche Einschulung
• Eine tragfähige soziale und werteorientierte Integration
• Fördern von Engagement und Zugehörigkeitsgefühl
• Vermeidung von Missverständnissen und Konflikten
• Talentnutzung, Potenzialentfaltung

Das Onboarding gliedert sich in mehrere Phasen. Entsprechend sind auch die Onboarding-Routinen auf die Phasen aufgeteilt:

Die Vorbereitungsphase hat idealerweise bereits als Preboarding stattgefunden. Falls das Preboarding versäumt wurde oder unvollständig verlief, müssen die entsprechenden Aufgaben mit Arbeitsantritt nachgeholt werden.

Diese findet vor allem am ersten Tag statt, kann aber in Teilen auch die erste Woche und darüber hinaus andauern. Dazu gehört:

• Erstes Onboarding-Gespräch mit dem/der Personalverantwortlichen und dem/der unmittelbaren Vorgesetzten. Das Augenmerk sollte auf der Person liegen. Wenn Sie darauf achten, jenseits einer konkreten Bedarfsdeckung den Menschen wahrzunehmen, können Sie womöglich spezifische Talente entdecken, die niemand anders in der gleichen Ausprägung besitzt und für das Unternehmen einen wahren Schatz darstellen können. Diese Talente gilt es zu fördern und bei der künftigen Verwendung der Arbeitskraft zum Einsatz zu bringen.
• Vorstellung der Teamkolleg*innen, Partner und Ansprechpersonen.
• Den Arbeitsplatz kennenlernen, sich mit der technischen Ausrüstung und sonstige Arbeitsmittel vertraut machen, Zutrittskarten und Schlüsseln übernehmen.
• Erstes kennenlernen der EDV-Systeme mit den entsprechenden Zugangsdaten.
• Arbeitskleidung übernehmen und anprobieren.
• Eine Führung durch den Betrieb, um die anderen Abteilungen und die zur Verfügung stehende Infrastruktur kennenzulernen (Kantine, Umkleidemöglichkeiten, Parkplätze, Sportanlagen, Betriebsarzt etc.).
• Das Zeiterfassungssystem kennenlernen.
• Sicherheitsunterweisung.

Die Orientierungsphase endet nicht plötzlich, sondern sie überlappt sich teilweise mit der beginnenden Integrations- und Lernphase. Einige der oben genannten Aufgaben, wie zum Beispiel das Beherrschen der EDV-Systeme und spezifischer digitaler Tools oder das bessere Kennenlernen von Ansprechpartnern und Kolleg*innen und ihrer Funktionen, dauern also in der nächsten Phase an.

In Abhängigkeit von der Branche, der Unternehmensgröße und der spezifische Position bietet sich eine Auswahl folgender Instrumente und Methoden an:

1. Einarbeitungspläne: zeitlich strukturierte Pläne, die festlegen, welche Aufgaben und Themen in welcher Reihenfolge während der ersten Wochen und Monate behandelt werden sollen.
2. On-the-Job-Training: Der Neuzugang lernt direkt am Arbeitsplatz, indem er unter Anleitung oder Beobachtung von Kollegen oder Vorgesetzten seine Aufgaben ausführt. Diese Form der Einarbeitung ist die wohl gängigste, muss aber in vielen Fällen durch weitere Instrumente ergänzt werden.
3. Mentorenprogramme: Ein erfahrener Mitarbeiter oder Mitarbeiterin (Mentor) unterstützt den Neuling während der Einarbeitungsphase, beantwortet Fragen und gibt Hilfestellungen. Ein guter Mentor hat ein Auge für die Individualität des Protegés und für seine besonderen Talente und Fähigkeiten, und er hilft, diese weiter zu entfalten.
4. Schulungen und Trainings: Insbesondere in komplexen Materien oder bei der Produktschulung ist das Lernen von Kollegen oder durch eigenes Üben oft nicht ausreichend oder zielführend. Interne oder externe Schulungen kommen dann zum Einsatz.
5. E-Learning und Webinare: Digitale Lernmodule, die es der/dem Neuen ermöglichen, sich flexibel weiterzubilden und spezifisches Wissen aufzubauen.
6. Workshops: Interaktive Lern- und Arbeitsgruppen, in denen spezifische Themen vertieft oder neue Ansätze erarbeitet werden.
7. Job Rotation: Dieses Instrument, bei dem die/der neue Mitarbeitende Trainings in verschiedenen Abteilungen oder Arbeitsbereichen durchläuft, eignet sich perfekt, um einen umfassenden Einblick in das Unternehmen und ein tieferes Verständnis für seine Aufgaben im Gesamtkontext zu bekommen.
8. Projekteinsätze: Die Nachwuchskraft kann in Projekte eingebunden werden, um spezifische Erfahrungen zu sammeln und ihre Fähigkeiten unter Beweis zu stellen.
9. Arbeitsanweisungen und Handbücher: Diese helfen Fachkräften insbesondere bei der Erledigung sehr spezifischer Aufgaben und werden sie zum Teil auch über die Einarbeitungsphase hinaus begleiten, weswegen es gut ist, schon früh deren Handhabung zu verstehen.
10. Feedbackgespräche: Regelmäßige Gespräche mit Vorgesetzten oder Kollegen, in denen Feedback zur Leistung gegeben wird und offene Fragen geklärt werden können. Auch hier spielt idealerweise die Persönlichkeitsentwicklung und Potenzialentfaltung eine Rolle. Feedback ist übrigens keine Einbahnstraße: Auch die Rückmeldungen von Seiten des Quereinsteigers können als Gegenmittel gegen Betriebsblindheit sehr nützlich sein.
11. Teilnahme an Fachkonferenzen und Seminaren: Diese ermöglichen es, Netzwerke aufzubauen und sich über aktuelle Entwicklungen in seinem Fachbereich zu informieren.

Mit Beginn der Durchdringungsphase endet das Onboarding im engeren Sinne: Das neue Teammitglied kann seine Aufgaben selbstständig ausführen, identifiziert sich mit dem Unternehmen und ist vollständig integriert. Es eigene Stärken ausspielen und versteht es, sein Potenzial zum Vorteil des Unternehmens einsetzen und ausbauen.

1. Einen detaillierten Onboarding-Plan erstellen:
   • Dieser zeigt alle administrativen, fachlichen und sozialen Aufgaben in den verschiedenen Onboardingphasen in Form von Checklisten. Der Plan beinhaltet auch alle benötigten Ressourcen, weist die jeweiligen Zuständigkeiten aus (diese müssen vorab geklärt werden!) und berücksichtigt erforderliche Vorlaufzeiten. Besonders in den ersten Tagen und Wochen hilft ein gut strukturierter Zeitplan, dass sich der/die neu Eintretende produktiv und orientiert fühlt. Mit der Zeit können Flexibilität und Selbstständigkeit erhöht werden.
2. Aufgaben der ersten Arbeitstage:
   • Stellen Sie sicher, dass am ersten Tag eine Reihe von bewältigbaren Aufgaben bereit steht, die der Neuling zu erledigen hat. Andernfalls laufen Sie Gefahr, dass er sich schon am ersten Tag unwohl fühlt und dadurch unsicher wird.
3. Buddy-System:
   • Ein Kollege wird dem Neuen als "Buddy" zur Seite gestellt, um seine ersten Schritte auf Augenhöhe zu begleiten. Er kann nützliche Tipps und eigene Erfahrungen beisteuern und auch eine moralische Stütze sein.
4. Live Events:
   • Sollte Ihr Unternehmen mehrere neue Angestellte gleichzeitig willkommen heißen, machen Live Events Sinn. Hier lernen sie sich gegenseitig kenen und erhalten (meist von HR und jemandem aus dem Management) eine erste Einführung in das Unternehmen und dessen Ausrichtung.
5. Entspannung ermöglichen:
   • Neue Hinzukommende sollten Gelegenheiten zur Entspannung bekommen. Ein Arbeitsbeginn in der Wochenmitte kann ebenso dazu beitragen wie das überlgte Einschieben von ohnehin wichtigen Elementen wie einer Betriebsführung und dergleihen.
6. Vorabgespräche zwischen bestehenden und neuen Teammitgliedern...
   • ... können helfen, ein Gefühl der Zusammengehörigkeit zu schaffen. Auch gemeinsame Schulungen mit dem bestehenden Personal können dazu beitragen.
7. kreative Ansätze:
   • Einige Unternehmen nutzen innovative Methoden wie Gamification oder auch Praxiseinsätze, um das Onboarding interessanter zu gestalten.
8. Onboarding-Software:
   • Mit Hilfe digitaler Tools  kann der Onboarding-Prozess automatisiert und effizient gestaltet werden. Dieser Punkt wird weiter unten ausführlicher behandelt.

Wenn wir die in Absatz IV beschriebenen unerwünschten Auswirkungen eines verfehlten oder gar inexistenten Eingliederungs-Konzeptes ins Positive wenden, erkennen wir sofort das riesige Potenzial, welches in einer gut durchdachten und mit ausreichend Ressourcen versorgten Onboarding-Strategie steckt.

Die enormen Vorteile einer solchen sollen hier, um Wiederholungen zu vermeiden, nur kurz zusammengefasst werden:

Dass das Thema Pre- & Onboarding inzwischen weltweit fest im Personalmanagement aller renommierten Konzerne verankert ist, kann als Beweis für dessen Wichtigkeit angesehen werden. Es folgen hier ein paar Beispiele, die mit ihren individuellen Lösungsansätzen Anstöße für die eigene Strategieentwicklung liefern können:

... hat einen sechswöchigen Bootcamp-Prozess für neue Ingenieure ins Leben gerufen, bei dem sie an echten Projekten arbeiten und dabei die Kultur und dabei von einem rotierenden Mentoren-Team aus Senior-Ingenieuren betreut werden. Sie lernen die Arbeitsweise des Unternehmens gut kennen und dürfen am Ende ihrer sechswöchigen Einführung selbst das Team auswählen, dem sie beitreten möchten. Dieser Ansatz fördert die Leidenschaft und Produktivität der Neueinsteiger*innen.

(https://engineering.fb.com/2009/11/19/production-engineering/facebook-engineering-bootcamp/)

... hat für ihr Onboarding-Programm eine eigene "Fit Culture App" speziell für jüngere Neuzugänge entwickelt. Diese werden durch kurze Lerneinheiten durch Themen wie Unternehmertum, Agilität und Zusammenarbeit führt. Die App kombiniert Texte, Videos, Testimonials, Quizspiele und Missionen, um die Nutzer innerhalb eines Monats mit der Kultur von L'Oréal vertraut zu machen.

(https://www.loreal.com/-/media/project/loreal/brand-sites/corp/master/lcorp/press-releases/hr-and-diversity/loral-launches-fit-culture-app-a-custommade-app-to-welcome-new-employees/tt3ntc1214pz-1-201.pdf)

... hat ein mehrstufiges Programm, dass sich über 18 Monate erstreckt und das klassische Onboarding mit einem projektbasierten Führungskräfte-Training verbindet.

https://www.daimlertruck.com/karriere/absolventen/trainee/leadership-talent-track

Während eines intensiven vierwöchige Trainings werden neu angeworbene Personen in alle Aspekte des Unternehmens eingewiesen, und im Anschluss wird ihnen Geld angeboten, um das Unternehmen zu verlassen, wenn sie das Gefühl haben, dass es nicht der richtige Ort für sie ist. Dieser ungewöhnliche Ansatz gewährleistet, dass nur diejenigen bleiben, die sich dem Unternehmen verpflichtet fühlen und sich mit dessen Kultur identifizieren, und spart nnötige Kosten für die weitere Eingliederung von Kandidaten mit einem erhöhten Kündigungsrisiko.

(https://www.zavvy.io/hr-examples/employee-onboarding-at-zappos)

... hat ein globales Onboarding-Portal eingerichtet, das die User Experience in den Mittelpunkt stellt und neue Mitarbeitende wie Kunden betrachtet.

https://www.magazintraining.com/motiviert-ab-dem-ersten-arbeitstag/

... setzt ein selbst entwickeltes Karten-Set als Mittel zur spielerischen Integration neu eintretender Mitarbeiter ein. Auch ein Patenprogramm und eine eigene Onboarding-Plattform sind Teil des Eingliederungskonzeptes.

(https://de.linkedin.com/pulse/onboardingdb-wie-wir-100000-neue-mitarbeitende-bord-katrin-kr%C3%B6mer)

... integriert in ihrem 100-Tage-Programm viele der bewährten Onboarding-Elemente wie Wellcome Event, App, Buddy-Methode und Feedback-Gespräche.

(https://www.telekom.com/de/karriere/arbeite-bei-uns/gestalte-den-wandel/new-work/onboarding?countries=407396)

Auch Zalando greift im "war for talent" auf ein Arsenal an wirksamen Pre- und Onboarding - Waffen zurück. Dazu gehören Welcome Day, Buddy-Programme und Bootcamps.

(https://www.familienservice.de/-/zalando-managerin-romy-battke-im-interview-%E2%80%9Euns-ist-wichtig-dass-unsere-neuen-kolleg*innen-langfristig-zalando-besser-machen-)

Salesforce Trailhead ist eine kostenlose Online-Lernplattform, die auf einer Kombination aus Tutorials, Simulationen und Gamification aufbaut und es Benuztzern ermöglicht,  durch das Abschließen von Modulen und Projekten Abzeichen und Zertifikate zu erwerben.

https://www.computerweekly.com/de/definition/Salesforce-Trailhead)

Zweifellos bedeutet ein gut ausgearbeitetes, zielgerichtetes Pre- und Onboarding – Konzept einen erheblichen Aufwand hinsichtlich Zeit, Ressourcen und Organisation. Die gute Nachricht dabei ist, dass die Digitalisierung auch in diesem Bereich sehr effektive unterstützende Werkzeuge bereitstellt hat. 

Davon unbenommen ist es naheliegend, Pre- und Onboarding-Prozesse mithilfe technologischer Lösungen zu unterstützen. Digitale Tools bieten hier eine Vielzahl von Möglichkeiten, den Ablauf zu vereinfachen, zu standardisieren und gleichzeitig zu personalisieren, sodass er sowohl für die Personalabteilung als auch für den neuen Mitarbeiter einen Mehrwert darstellt. Damit tritt das klassische Onboarding in eine neue Ära ein und ebnet den Weg für eine reibungslosere, effizientere und ansprechendere Integration neuer Talente ins Unternehmen.

Die  Nutzung von digitalen Lösungen im Pre- und Onboarding bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen:

Ein großer Teil der Verwaltungs- und Schulungsaufgaben wird automatisiert, Papierarbeit wird reduziert.

Die höhere Effizienz spart Personalkosten ein, digitale Kommunikation und Distance Learning vermeiden Reise- Unterbringungs- und Raumkosten.

Digitale Tools können Unternehmen dabei helfen, ein personalisiertes Onboarding-Erlebnis für neue Mitarbeiter*innen zu schaffen.

Nachwuchskräfte können viele Aspekte des Onboardings zu ihrer bevorzugten Zeit und von jedem Ort aus erledigen.

Jede*r Mitarbeitende erhält die gleiche Qualität und Menge an Informationen, unabhängig von variablen Faktoren wie dem verfügbaren Personal.

Unabhängig davon, ob ein Unternehmen 10 oder 1.000 Personen neu einstellt, die digitalen Prozesse bleiben gleich.

Verfolgung von Pre- und Onboarding-Aufgaben in Echtzeit, Monitoring der Schulungen. Die Erstellung von Berichten und Konformitätsbewertungen wird enorm vereinfacht. Aussagekräftige Auswertungen zeigen Verbesserungsmöglichkeiten auf.

Dabei handelt es sich um spezifische, auf bestimmte Tasks zugeschnittene Programme, die aus anderen Zusammenhängen bekannt sind. Dazu gehören:

• • Elektronische Signatur-Tools, mit denen Verträge und andere wichtige Dokumente digital unterzeichnet werden können.
  • Kommunikationstools zur Vernetzung von Teams, etwa durch Channels und Direktnachrichten. Über spezielle Kanäle können neu Eingetretene Informationen und Ressourcen erhalten.
  • Projektmanagement- und Organisationswerkzeuge, die Instrumente wie Checklisten und Boards anbieten, können helfen, den Onboarding-Prozess für jeden Neuzugang zu strukturieren und Fortschritte zu verfolgen.
  • VR-Plattformen, die für immersives Lernen oder virtuelle Betriebstouren genutzt werden können
  • Chatbots: Chatbots bekannter Anbieter können eingesetzt werden, um angehende Mitarbeiter*innen bei Fragen und Anliegen zu unterstützen.
  • E-Learning-Plattformen bieten Unternehmen die Möglichkeit, Nachwuchskräfte mithilfe von Online-Kursen und Lerninhalten zu schulen.
  • Social-Media-Integration: Facebook, LinkedIn oder Twitter können genutzt werden, neue Teampartner*innen mit dem Unternehmen und den Kollegen zu verbinden.

Komplett-Pakete bieten eine gut abgestimmte Auswahl der oben beschriebenen Funktionen aus einer Hand und setzen dabei unterschiedliche Schwerpunkte:

• • HR-Softwaretools, die Funktionen für das Personalmanagement und den gesamten HR-Prozess anbieten einschließlich spezialisierter Onboarding-Lösungen anbieten. Manche decken auch den Recruitingprozess ab. Der Schwerpunkt liegt hier meist auf Integration, Automatisierung und Berichterstattung.
  • Remote Task Management – Tools helfen beim virtuellen Pre- und Onboarding
  • Onboarding-Plattformen mit dem Schwerpunkt Personalisierung: "Experience-driven“ im Ansatz, stellen sie  das Mitarbeitererlebnis ins Zentrum, bieten aber auch umfangreiche Analysemöglichkeiten und Automatisierung.

Gutes Pre- & Onboarding besteht aus mehr als nur einer Reihe administrativer Schritte im Zuge der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen. Effizienzdefizite, Fehleranfälligkeit und nachlassende Motivation gehen oft auf eine unzureichende Anfangsunterstützung zurück, kosten aber dem Unternehmen viel Geld und gefährden dessen Ansehen und Erfolg. Ein durchdachter und strukturierter Pre- & Onboarding-Prozess hingegen setzt die Basis für langfristiges Engagement, gutes Arbeitsklima und produktives Arbeiten. Es ist eine Investition, die sich auszahlt.

Digitale Tools läuten eine neue Ära im Pre- und Onbarding ein: sie ermöglichen einen standardisierten, personalisierbaren Prozess mit weitreichenden Monitoring- und Analysefunktionen. Durch die Automatisierung von Aufgaben und die Bereitstellung von flexibel abrufbaren interaktiven Lernmaterialien können Unternehmen eine effektive Einarbeitungsphase sicherstellen.

Die Bildungsmanufaktur Österreich hat in Kooperation mit Ovos Play eine exklusive  Pre- und Onboarding – App entwickelt, welche Ihr Unternehmen bei dieser wichtigen Aufgabe unterstützen kann und darüber hinaus sehr wirkungsvoll zur Schulung der Digital Skills Ihrer Auszubildenden eingesetzt wird.

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